Vem ska göra jobbet?

Det säger Håkan Emqvist, sedan juni 2020 klubbchef och vd på Kungsbacka GK. Han har identifierat över 800 aktiviteter som behöver genomföras, men som saknar resurser.

– Den där ”någon” finns oftast inte, och då hamnar det på mitt bord. Att illustrera vilka behov som finns ger oss en möjlighet att prioritera i vilken ordning vi väljer att genomföra aktiviteterna och att tillsätta de resurser som krävs, fortsätter Emqvist.

Håkan Emqvist är utbildad vatten- och miljöingenjör och inbiten golfare. Han hade arbetat som projektledare ett antal år på danska Ramboll, en konsultfirma inom samhällsbyggnad innan han började som klubbchef på Kungsbacka Golfklubb söder om Göteborg våren 2020.

I sitt konsultuppdrag gick han från projekt till projekt.

– På klubben kan jag mer kontinuerligt jobba med utveckling och drift på en och samma plats med en längre tidshorisont.

– Även om det var okänd terräng hade jag ändå en förståelse för att golfklubben är en komplex organisation med många viljor. Här behöver man som chef ha en väldigt stor verktygslåda.

Vem ska göra jobbet?

Med vana att driva projekt har Emqvist skapat ett så kallat Gantt-schema – ett flödes- och aktivitetsschema som redovisar vad som behöver göras återkommande veckovis, månadsvis, kvartalsvis, halvårsvis och årsvis på klubben.

Det kan vara allt från styrelse- och personalmöten, medarbetarsamtal, genomgångar av brandskydd till att kommunicera med medlemmar och uppdatera hemsidan.

I Gantt-schemat har Emqvist identifierat cirka 830 önskvärda aktiviteter som delvis saknar en tilldelad resurs. Exempelvis kontakter med sponsorer, samordning med kommittéer och styrelser, att sondera kring tillstånd för kameraövervakning eller samordna service av ventilationssystem.

Alltså – vem ska göra jobbet?

– Ungefär 250 av dessa aktiviteter kan läggas ut på andra i klubben, men övriga närmare 600 landar på mig och övrig personal. Då gäller det att prioritera, vad är viktigast?

Elva värdeskapande områden

Håkan Emqvist har även tillsammans med styrelsen introducerat något klubben kallar värdeskapare. Dessa elva är banor, träningsområden, fastigheter, ekonomi, organisation, golfakademin, tävlingar, kommunikation, shop, restaurang och miljö.

– Varje styrelseledamot har fått sitt område att driva tillsammans med en ägare av värdeskaparen, och det finns en plan för varje område.

– Vi har definierat styrkor och svagheter, tagit fram ett nuläge och lagt kort- och långsiktiga mål, planerat aktiviteter som ska tidsättas och budgeterats, berättar Emqvist.

Han säger att det innebär en viss avlastning att styrelsen medverkar i uppföljningen och en trygghet i att hela klubben arbetar mot gemensamma mål.

Dessutom har han skapat ett årshjul, där han lagt in kansliet, banan och alla återkommande möten i tre olika cirklar.

En fälla

– Den här planen tar jag stöd i när vi behöver prioritera olika aktiviteter, och under vilken tid på året vi ska utföra dem. Men det är enkelt att säga, svårare att genomföra, säger Emqvist och illustrerar det med ett exempel.

– Vi skulle bygga en ny studio och hade avdelat de resurser som krävdes. Vad vi inte tagit höjd för var att bygget innebar att en putting green behövde flyttas. Plötsligt behövde vi också lägga resurser på detta, vilket innebar att andra projekt fick läggas åt sidan, säger han och fortsätter:

– Den fällan ska vi aldrig gå i igen, man måste våga säga nej, både till sig själv och andra. Vi har begränsade resurser och behöver alltid ställa oss frågan ”Vem är resursen här?” innan vi drar i gång en aktivitet. Det är personalen som kommer i kläm annars.

Arbetsmiljön måste prioriteras högt

Som klubbchef i föreningen och vd i bolaget vilar arbetsmiljöansvaret tungt på Håkan Emqvist, ett ansvar han är medveten om och tar på fullt allvar. Men han har också sett att fokus på personalens arbetsmiljö inte tidigare varit en naturlig del av golfklubbens kultur.

Detta är dock något man håller på att förändra på Kungsbacka GK och alla, inklusive styrelse och kommittéer, är överens om att personalens arbetsmiljö ska vara ett högt prioriterat område i verksamhetsplaneringen, menar Emqvist.

”Det är jag som är avdelningarna”

– Det kan handla om att man saknar vana från att behöva hantera dessa frågor från sitt eget yrkesliv, att man haft en HR-avdelning, en IT-avdelning, en ekonomiavdelning och så vidare som skött allt detta.

– Här på klubben är det jag och övrig personal som är alla dessa avdelningar, plus lite till, säger han och pekar på paketet med ouppackade dynor till utemöblerna, som ligger på hans kontor.

– De har jag också beställt och det är även jag som packar upp och lägger ut dem.

Klubbens befattningsbeskrivningar överensstämmer därför inte alltid med verkligheten och i samarbete med klubbens nya ordförande Måns Palmgren håller de på att uppdateras.

– Min nuvarande befattningsbeskrivning skulle egentligen kunna splittas på tre personer för att alla uppgifter skulle genomföras på ett tillfredsställande sätt, samtidigt som vi vill ge medlemmar och gäster bästa möjliga service. Ett av våra övergripande mål är att vi ska ge den bästa upplevelsen för varje medlem och gäst, varje gång, förklarar Emqvist.

"Ekvationen går inte alltid ihop"

I en medlemsstyrd organisation som Kungsbacka GK efterfrågas ofta en hög finish på banan, men till låga kostnader för att hålla medlemsavgifternas avgifter nere, samt en begränsning av antalet medlemmar för att öka tillgängligheten till banan.

– Jag förstår det resonemanget, självklart vill man spela en bra bana till så låg kostnad som möjligt. Men sänkta kostnader riskerar att innebära lägre löner, sämre miljö, fler arbetstimmar per anställd och i förlängningen en lägre finish på både banor och fastigheter.

– Den ekvationen går inte alltid ihop och det är mitt jobb att kommunicera ut till medlemmarna klubbens vision och värdegrund, säger Håkan Emqvist.

Tips! Se ett reportage med Håkan Elmqvist i Pitchavsnittet om klubbchefens utsatta roll: