Policy för personuppgifter

Varje förening eller bolag som bedriver verksamhet på en golfanläggning använder det gemensamma IT-systemet GIT. Alla person- och golfuppgifter – exempelvis bostadsadresser, födelsedatum, handicap, tävlingsresultat och bokade golftider – lagras i en central databas som förvaltas av Svenska Golfförbundet på uppdrag av golfklubbarna.

Du som golfspelare använder dig också av GIT när du i webbtjänsten Min Golf bokar en golftid eller registrerar en handicapgrundande rond.

Alla personuppgiftsbehandlingar görs dock inte i GIT. I verksamheten används också kassa- och ekonomisystem utan koppling till GIT, e-postprogram, sociala medier, hemsideslösningar, löne- och personalsystem, register som skapas i Office-program, manuella men strukturerade och sökbara pärmar, arkivsamlingar och register som innehåller personuppgifter.

På många anläggningar används också fortfarande den klassiska greenfeeboken med många uppgifter om gästspelare, vilket vi avråder klubbar från i och med GDPR.

Uppgifter du lämnar till golforganisationen relaterat till medlemskapet
– Namn
– Personnummer
– Födelsedatum
– Kön
– Bostadsadress och faktureringsadress
– Telefon (flera alternativ)
– E-postadress

Uppgifter som skapas i GIT relaterat till medlemskapet
– Golf-ID baserat på födelsedatum
– Avgifter och spelrätt, ev. aktie
– Spelrättskategorier (fulltid, vardag etc)
– Faktureringsuppgifter (bl.a. betalningar)
– Innehav av skåp
– Ev. innehav av MoreGolf Mastercard betal- och kreditkort
– Ev. avstängningar (idrottsbestraffningar)
– Roller och uppdrag, ledare och funktionär
– Ev. introduktionskort
– Tidigare medlemskap med orsak till utträde
– Inträdesår aktuell golforganisation

Bokning och spel
– Bana, tid, medspelare, vem som bokat
– Betaluppgifter (greenfee)
– Ankomstmarkering
– Ev bokning/hyra av artiklar (tex golfbil)

Tävling
– Anmälan med Golf-ID
– Status och kategori, tex pro, amatör mm
– Starttider och startlistor
– Resultat på detaljnivå = scorekortet
– Resultat- och prislistor
– Ev prispengar och rankingpoäng

Handicap
– Alla handicappåverkande ronder med uppgifter om tid, plats, markör och resultat
– Revisioner och ändringar
– Aktuell spelhandicap

Andra aktiviteter, tex utbildningar
– Anmälan med Golf-ID och/eller personnummer (av bidragsskäl)

För en fullständig förteckning, se avsnitt 5.3 i GIT-bestämmelserna

5.3a) Medlemsregister
Ta fram adresslistor över alla juniorer och bjuda in juniorerna till klubbens junioraktiviteter

5.3b) Ekonomihantering
Fakturera årsavgifterna

5.3c) Handicap
Granska registrerade resultat, revidera din handicap

5.3d) Boka golftider
boka, avboka, boka om, checka in och skriva ut aktuella startlistor samt visa startlistan på TV-skärmar* i klubbhuset.

5.3k–l) Kommunikation
Medlemsklubben får alltid kommunicera med sina medlemmar på valfritt sätt, tex skicka nyhetsbrev (brev eller e-post), automatiska bekräftelser från GIT eller en klubbtidning.

* Du kan NIX:a dig från exponering i startlistor som visas på TV-skärmar.

För en fullständig förteckning, se avsnitt 5.4 i GIT-bestämmelserna.

5.4a) Boka golftider
Administrera bokning av golftider, exponera bokningsläget på skärmar och i fristående terminaler på golfanläggningen.

5.4d) Kommunikation
Gästklubben får skicka* bokningsbekräftelser från GIT.

5.4e) Kommunikation
Gästklubben får kommunicera* med sina gästspelare (greenfee) genom att via GIT skicka e-post med information om golfanläggningen (tex banans skick eller dagens luncherbjudande) inför spelet samt följa upp besöket med en gästenkät.

* Du kan NIX:a dig från utskick från andra klubbar än medlemsklubben och även sätta stopp för bokningsbekräftelser och andra liknande e-brev från GIT.

För en fullständig förteckning, se avsnitt 5.5 i GIT-bestämmelserna.

5.5c) Utbildningar och kurser
Informera och bjuda* in olika målgrupper, t ex alla som har ledarrollen golfdomare till en utbildning.

5.5i) Kommunikation
Skicka* brev/e-post direkt till dig med information om tex nya handicapregler, erbjudanden från centrala partnerföretag och idrottsliga framgångar och tävlingsarrangemang.

5.5j) Forskning och undersökningar
Skicka* brev/e-post till dig med enkäter från undersökningar som Svenska Golfförbundet genomför i samarbete med forskare eller undersökningsföretag.

* Du kan NIX:a dig från utskick från SGF.

För en fullständig förteckning, se avsnitt 6 i GIT-bestämmelserna

6.1) Värvningskampanj
En golforganisation som du inte är medlem i får inte använda dina uppgifter i GIT för värvningskampanjer.

6.2) Direkt marknadsföring
Dina personuppgifter i GIT får inte lämnas ut till tredje man för ändamålet att bedriva direkt marknadsföring.

I Idrottens Uppförandekod och GIT-bestämmelserna finns det tydligt angivet vad som får göras och varför. Samtycke behövs endast om det saknas annat lagligt stöd för databehandlingen, eller om golforganisationen vill behandla dina personuppgifter för ett syfte eller arbetsuppgift som inte finns reglerad som tillåten behandling i GIT-bestämmelserna. Behandlingarna görs i första hand med stöd av skälet att fullgöra ett avtal. När du blir medlem, bokar en golftid eller anmäler dig till en tävling måste golforganisationen kunna använda dina personuppgifter, tex Golf-ID, namn och handicap.

I andra hand görs behandlingarna med stöd av reglerna om berättigat intresse och intresseavvägning. När du exempelvis deltar i en golftävling har golforganisationen ett berättigat intresse av att exempelvis publicera en resultatlista med samtliga deltagares resultat, informera om tävlingen i olika medier samt följa upp tävlingen med att räkna fram statistik och rankingpoäng.

Även bildpublicering sker i huvudsak med stöd av reglerna om berättigat intresse och intresseavvägning då klubben har intresse av att informera om sin verksamhet. Golforganisationer ska informera om att bilder tas vid olika tävlingar eller andra evenemang och ge dig möjlighet att motsäga dig publicering av bild och namn på webben eller i sociala medier, till exempel från en prisutdelning. Det gäller särskilt för barn och ungdomar. Golforganisationen bör alltid fråga föräldrarna innan bild och namn publiceras.

Avslutningsvis görs det ett antal databehandlingar i syfte att utföra uppgifter av allmänt intresse eller som följer av en rättslig förpliktelse. Det lagliga stödet gäller bland annat för hanteringen av personuppgifter inom ramen för antidopingarbetet.

Du har med stöd av GDPR rätt att få reda på vad som finns registrerat på dig.

Det enklaste och snabbaste sättet att få ett registerutdrag är genom att logga in i Min Golf och gå igenom dina uppgifter sida för sida. Alla dina personliga inställningar som för NIX:ning från olika utskick och tjänster samt att ditt namn inte ska visas i bland annat start- och resultatlistor går att se och ändra i Min Golf.

I Min Golf får du tillgång till alla dina tävlingsresultat och alla dina registrerade handicapresultat sedan 2004. Bokade golftider sparas i 18 månader och visas också Min Golf.

Du kan inte i Min Golf se eventuella kategoribyten, tidigare klubbtillhörigheter, innehav av aktie/spelrätt eller innehav av skåp. Dessa uppgifter registreras i GIT och finns sparade under en begränsad tid.

Ekonomirelaterade uppgifter som äldre fakturor eller betalningar registreras i det ekonomisystem som golforganisationen använder. Uppgifterna sparas enligt lag i 7 år.

Ansökan om registerutdrag

Om du ansöker om ett fullständigt registerutdrag kommer det i huvudsak att innehålla uppgifterna som visas i Min Golf. Det kompletteras med eventuella ytterligare uppgifter som sparats av din golfklubb eller SGF i annat system än GIT, samt uppgifter som lagrats i GIT men som inte visas i Min Golf.

Till ansökan ➤

Du har med stöd av GDPR rätt att kräva att alla uppgifter som registrerats är aktuella och korrekta. Det är också din skyldighet att se till att de uppgifter som registreras i tävlingar eller i handicapregistret är korrekta (t ex din handicap eller ditt spelresultat).

Det enklaste och snabbaste sättet att ändra på felaktiga eller inaktuella basuppgifter är genom att själv logga in i Min Golf och där ändra t ex din e-postadress eller postadress. I Min Golf kan du också ändra ditt lösenord och alla dina personliga inställningar för NIX:ning från olika utskick och tjänster.

Du kan också ställa in att ditt namn inte ska visas i bland annat start- och resultatlistor går att se och ändra i Min Golf (anonymitet/sekretess).

Om du har slutat spela golf, inte planerar att ta upp det igen i framtiden och inte har någon ekonomisk eller avtalsmässig relation till en golfklubb kan du begära att få samtliga eller vissa av dina personrelaterade uppgifter raderade.

Det har du rätt till enligt GDPR, då uppgifterna i det fallet inte längre behövs för de ändamål de samlades in för (”Rätten att bli glömd”).

Rättigheten är inte förbehållslös, ett antal förutsättningar måste vara uppfyllda. För mer information, se sid 45 artikel 17 i Dataskyddsförordningen.

Det finns ett digitalt formulär du ska fylla i för att den ansvariga golforganisationen ska kunna behandla ditt önskemål om radering.

Formuläret kommer att initialt att behandlas av Svenska Golfförbundet. Efter denna behandling och genomgång av fakta kommer förbundet att lämna en rekommendation till den ansvariga golforganisationen som ska fatta det formella beslutet om ja eller nej till ditt önskemål om radering.

Till ansökan ➤

Du har med stöd av punkten 8.1 i GIT-bestämmelserna rätt att bli spärrad från följande utskick:

– Utskick från Svenska Golfförbundet
– Utskick från ditt golfdistriktsförbund
– Utskick från annan golforganisation än din(a) medlemsklubb(ar)
– Automatiskt genererade mejlbekräftelser vid bokning/ombokning/avbokning av starttid.
– Automatiskt genererade mejlbekräftelser vid anmälan/avanmälan eller publicering av starttid i golftävling.

Så här gör du för att nixa dig:

I Min Golf under Mina inställningar > Sekretess och nix kan du själv enkelt avanmäla (nixa) dig från utskick från Svenska Golfförbundet, ditt golfdistriktsförbund och golfklubbar du inte är medlem i.

Från Svenska Golfförbundet kan du antingen nixa dig från samtliga utskick, eller från utvalda utskick (temanyhetsbrev).

Notera: Du har inte rätt att nixa dig från utskick från din egen medlemsklubb. I det avtal du sluter med klubben när du blir medlem ingår att klubben har rätt att skicka information till dig på valfritt sätt, exempelvis via brev, e-post eller SMS. Se punkt 5.3k–l i GIT-bestämmelserna.

Du har med stöd av punkten 8.2 i GIT-bestämmelserna en förbehållslös* rätt till anonymitet på webbsidor, rapporter, texter med mera som ska publiceras eller spridas utanför en begränsad personkrets.

Med rapporter avses exempelvis start- och resultatlistor i tävlingar, handicaplistor och medlemsförteckningar.

Med spridas utanför en begränsad personkrets avses exempelvis att uppgifterna ska publiceras på klubbens hemsida, i Min Golf, i sociala medier eller i klubbtidningen.

Personer med skyddsbehov kan dessutom få sina personuppgifter särskilt skyddade i GIT (läs mer under fliken ”Skyddad identitet” nedan och kontakta din hemmaklubb för mer information).

Så här gör du:

I Min Golf under Mina inställningar > Sekretess och nix kan du själv enkelt ställa in om ditt namn ska synas på start- och resultatlistor i tävlingar på Min Golf och starttidslistor på klubbens TV-visning samt om ditt namn ska vara sökbart i tjänsten golfvänner och på Golfing.se.

Om du kryssar ur rutan "Tillåt att mina personuppgifter visas publikt" ersätts ditt namn i publika listor med texten "Anonym" och du tas bort helt från din hemmaklubbs HCP-tavla i Min Golf.

* Tävlingsarrangörer kan besluta i tävlingsbestämmelserna att alla deltagare måste acceptera att deras namn visas och skrivs på listor som sprids utanför klubben. En sådan bestämmelse finns till exempel på Svenska Golfförbundets tävlingar på Svenska Juniortouren och de nationella proffstourerna för dam respektive herr.

Du har med stöd av punkten 9.2 i GIT-bestämmelserna rätt att efter anmälan till din medlemsklubb få byta golf-ID till en annan sifferkombination än det egna födelsedatumet.

Ett nytt Golf-ID skapas i GIT. Du kan alltså inte välja en egen sifferkombination.

Du som har tilldelats en så kallad skyddad identitet av Skatteverket har med stöd av punkten 8.4 i GIT-bestämmelserna rätt till utökad sekretess i GIT. Med utökad sekretess menas att dina kontaktuppgifter döljs (även för medlemsklubben), att du tilldelas ett nytt Golf-ID som inte är knutet till födelsedatum och även att alias-namn och adress kan registreras.

Svenska Golfförbundet ansvarar för registreringen av utökad sekretess, vilken genomförs på begäran av din hemmaklubb.

Du som har skyddad identitet ska alltså kontakta din hemmaklubb och be om att få utökad sekretess i GIT. Klubben skickar i sin tur in en begäran till klubbsupporten på SGF, som hjälper till att genomföra ändringen i GIT.

GIT har varit i drift sedan 2004 och vidareutvecklas kontinuerligt. 2022/2023 skedde en övergång från gamla GIT-klienten till ett nytt, webbaserat verksamhetssystem. Vissa funktioner finns kvar i gamla GIT även under 2023.

Svenska Golfförbundets personal leder och styr förvaltning, vidareutveckling samt användarsupport och utbildning av klubbarnas personal och anställda.

Förvaltning och utveckling görs främst av XLENT och GolfBox. Driften är utlagd på en extern driftleverantör.

Klubbadministratörer och klubbfunktionärer använder GIT för att få tillgång till klubbens data och personuppgifter som sparats i den centrala databasen. Det är i GIT klubbens administratörer lägger in regler för medlemsavgifter, sätter upp bokningsregler, hanterar partners, administrerar medlemsregistret och handicap, tar fram rapporter och statistik med mera.

Du som golfspelare har tillgång till dina egna personuppgifter, starttidsbokningen, tävlingsregistret med mera via Min Golf.

GIT omfattar ett antal programvaror, klienter, funktioner, tjänster och tredjepartsprodukter:

– Central serverlösning (molnlösning) med programvara.

– GIT – ett webbaserat verksamhetssystem för bland annat medlemshantering, fakturering, betalning, tidbokning, handicap och statistikrapporter.

– GIT Tävling – webbprogram för klubbarna att administrera tävlingar på alla nivåer.

– GIT API – programvara som används för att integrera GIT med andra system, till exempel kassasystem, gästenkäter, analys och statistik, turismbokningstjänster som Citybreak samt ytterligare produkter och tjänster.

– GIT TV-visning – programvara för klubbarna för att visa bokningsläget och tävlingsresultat på TV-skärmar.

– GIT e-post – tjänst kopplad till GIT som klubbar, distrikt och förbund använder för nyhetsbrev och kommunikation till golfspelare via e-post och SMS. Läs mer i fliken nedan.

– Min Golf – golfspelarnas webbtjänst för tidbokning, tävling, handicap, betalning, hantera sina underåriga, med mera.

– Min Golf Företag – tidbokning på webben för hotell, sponsorer med flera (avtal med klubb).

– Min Golf Bokning – en mobilapplikation för tidbokning med mera.

Golfklubbar, golfdistriktsförbund och Svenska Golfförbundet har tillgång till ett verktyg kallat GIT e-post, som används för utskick av nyhetsbrev och SMS.

GIT e-post är kopplat till GIT, med automatisk integrering av medlemmars e-postadress, mobilnummer, Golf-ID med mera. Är du medlem i en golfklubb, eller har varit de senaste 12 månaderna, finns dina uppgifter i GIT e-post.

Exempel på utskick

Från Svenska Golfförbundet/Min Golf:

– Bokningsmejl: Automatiskt genererade bekräftelsemejl vid bokning/avbokning av starttid.

– Tävlingsrelaterade mejl: Automatiskt genererade mejl vid anmälan, avanmälan och startlistor, samt information från tävlingsledningen.

– Handicapmejl: Automatiskt genererade bekräftelsemejl vid registrerad handicaprond eller om du angetts som markör.

– Temanyhetsbrev inom olika områden t.ex. regler och handicap, tourer & tävlingar, Golfa!, ordförandebrev, partnererbjudanden.

– Golfpanelen: Enkät- och marknadsundersökningar om golfmarknaden i Sverige och internationellt.

Från golfklubbar du är medlem i:

Årsmöteshandlingar, medlems- och spelavgifter, ordförandebrev, baninformation och information om klubbens verksamhet (träning, tävling, medlemsaktiviteter).

Från golfklubbar du inte är medlem i:

Klubbar där du har en framtida bokad starttid eller har varit greenfeegäst de senaste sex månaderna kan skicka välkomstinformation inför ronden, gästenkät, välkommen åter-erbjudanden med mera.

Från ditt golfdistriktsförbund:

Information om tävlingar, seriespel, juniorverksamhet och annan relevant distriktsverksamhet.

Nixning från utskick

I Min Golf under Mina inställningar > Sekretess och nix kan du själv enkelt avanmäla (nixa) dig från utskick från Svenska Golfförbundet, ditt golfdistriktsförbund och golfklubbar du inte är medlem i.

Du kan dock inte nixa dig från utskick från din(a) medlemsklubb(ar). I avtalet du sluter med klubben när du blir medlem ingår att klubben har rätt att kommunicera och skicka information till dig.

Läs mer under fliken ”NIX:ning från olika slags utskick” längre upp på sidan.